مسودة
المؤلفأنشئ وصنّف وعدّل داخل مكتبة العمل المحكومة والمقيدة.
سحاب DMS · ضبط المستندات
كل مستند. مسار محكوم واحد.
وحّد إنشاء المحتوى المحكوم ومراجعته واعتماده وتوقيعه ونشره وتعديله وإلغائه دون أن يغادر المستخدمون Microsoft 365.
دورة حياة محكومة
نموذج حالات يفهمه الموظفون وتثق به الحوكمة.
لكل مرحلة غرض ومسؤولون وانتقال قابل للفرض.
قيد المراجعة
المراجعأكمل المراحل التي تحددها السياسة بالتسلسل أو بالتوازي.
معتمد
المعتمداعتمد المحتوى الدقيق وأنشئ دليلاً مرتبطاً بسلامته.
ساري
كل المشمولينانشر نسخة معتمدة ثابتة إلى مكتبة النشر المقروءة.
قيد التعديل
المالك / مسؤول الجودةأنشئ تعديلاً محكوماً دون فقد السجل الساري.
ملغى
مسؤول الجودةألغِ المستند المستبدل واحتفظ به للتدقيق والحوكمة.
مسارات تحكمها السياسات
المراجعة أولاً. ثم الاعتماد. دائماً.
يحدد المسؤولون المسار لكل نوع مستند. يرسل المؤلفون وفق السياسة ولا يختارون المعتمد الأنسب لهم.
- مراجعون بالتسلسل أو بالتوازي
- معتمدون بالتسلسل أو بالتوازي
- لا يمكن تجاوز بوابة الدور
- فصل الواجبات واضح
المراجعونالجودةالسلامةالجميع مكتمل
المعتمدون1 · قائد الجودة2 · رئيس الإدارةيصبح سارياً
أدلة النشر
يكون التوقيع مفيداً عندما يرتبط بالمستند.
سجل هوية الموقّع والنية والوقت وبصمة الملف الدقيقة، ثم احتفظ بدليل الاعتماد بجوار العنصر المحكوم.
المراجعة الدورية
حافظ على الحداثة بالتصميم.
حافظ على كل مستند ساري ضمن نافذة المراجعة والانتهاء الخاصة به. وتحول قوائم المتأخر والمستحق هذا الشهر وخلال 60 يوماً والقريب من الانتهاء الحوكمة إلى عمل يومي.
- وضع المراجعة عبر المستندات السارية
- قوائم العمل المستحق والمتأخر
- وضوح الانتهاء والتنبيهات
- تمديدات وتعديلات معتمدة بشرياً
جاهز للتخلص من فوضى المستندات؟
أحضر مسار عمل حقيقياً وسنعرض لك نسخته المحكومة.
شاهد سحاب DMS وفق مستخدميك وأنواع مستنداتك وأولويات الامتثال لديك.